Zakaj bi morala vsaka pisarna ukiniti pravilo čiste mize.

Ekonomist Tim Harford piše o fascinantnem eksperimentu, ki je poskušal definirati najbolj produktivno in navdihujočo pisarniško organizacijo.

5S metoda organizacije – sortiranje, organiziranje, čiščenje, vzdrževanje rega in discipline, vzdrževanje samodiscipline – je dolgo pomenila učinkovitost, ki jo prineseta čistoča in enakost. Začelo se je v natančnih proizvodnih prostorih. Navlaka ni bila zaželena, saj bi lahko povzročila napake in zamude, kot tudi niso bili zaželeni moteči osebni predmeti. A 5S metoda je nekako ušla iz proizvodnje avtomobilov, operacijskih dvoran in polprevodniških proizvodnih obratov, kjer je morda imela smisel, v pisarniška okolja, kjer smisla nima.

Guruji managementa danes hvalijo ”pusto pisarno”. A vsakdo lahko vidi, da je s to vizijo nekaj narobe. Ne vidi, da tisto, kar naredi prostor udoben in prijeten – in, če se obrnemo k skrbem modernega podjetništva, navdihujoč in produktiven – niso čiste police ali lepa notranja oprema. Pravzaprav nima prav veliko skupnega s tem, kako zgradba izgleda.

Ideja je bila ugotoviti, kako delovno okolje vpliva na učinkovitost zaposlenih, kako se v njem počutijo, zato so raziskovalci eksperimentirali s štirimi različnimi postavitvami pisarn.

Leta 2010 sta psihologa Alex Haslam in Craig Knight, oba iz britanske Univerze v Exeterju, postavila preproste pisarniške prostore. Nekateri so bili v psihološkem laboratoriju in nekateri v pravih pisarnah. Psihologa sta nato najela eksperimentalne subjekte, ki so eno uro opravljali administrativna dela, kot je preverjanje dokumentov.

Prva je bila pusta pisarna, špartanski prostor z golo mizo, vrtečim stolom, svinčnikom in papirjem. Hitro je postalo jasno, da je snažnost prostora moreča. ”Imel sem občutek, da je vzorčni prostor, kjer je vse lepo pospravljeno,” je komentiral eden izmed sodelujočih. ”V njem se nisi mogel sprostiti,” je še dodal. Morda so to zagovorniki snažnosti v pisarni tudi želeli.

V drugi postavitvi so pusto pisarno okrasili z dekorativnimi elementi. Veliki vzorci, ki so predstavljali približane fotografije rastlin, so viseli na steni. Bilo je tudi nekaj lončnic. Morda bo to presenetilo moderniste in navdušence nad 5S sistemom, a zaposleni so v tem okolju naredili več ter se ob tem počutili bolje. Kar ni  presenečenje za nikogar drugega.

Zadnji dve postavitvi pisarn sta imeli enake komponente kot okrašena pisarna in sta vizualno zgledali precej enako. Razlikovali sta se le v tem, kdo je izbral njun videz. Najuspešnejša pisarna se je imenovala okrepljena pisarna. Kot okrašena pisarna je imela enake slike in enake rastline, a udeleženci so bili povabljeni, da jo sami organizirajo to dekoracijo, kakorkoli jim pač ustreza. Lahko bi celo popolnoma odstranili vso dekoracijo, popolnoma posnemali pust prostor, če bi želeli. Okrepljena pisarna bi lahko bila pusta ali okrašena – bistvo je, da so imeli zaposleni izbiro.

Pri zadnjem in tudi najbolj osovraženem okolju so raziskovalci prosili udeležence, naj si vzamejo čas in razporedijo slike in rastline, kot želijo. A ko so končali, so raziskovalci prestavili vse, tako da se je popolnoma ujemalo s postavitvijo okrašene pisarne. Znanstveniki so tej pisarni rekli onemogočena pisarna, čeprav je to morda premil izraz. ”Hotel sem te udariti,” je udeleženec povedal raziskovalcu po tem, ko je bil poskus pojasnjen.

Udeležencem je bila všeč okrepljena pisarna, puste in onemogočene pa niso prenesli.

Okrepljena pisarna je bila velik uspeh – ljudje so v njej naredili 30 % več kot v pusti pisarni in približno 15 % več kot v okrašeni pisarni. To so veliki učniki. Trije ljudje v okrepljeni pisarni so skupaj naredili skoraj toliko kot štirje v pusti pisarni. Okrašena pisarna je skromen uspeh, a onemogočena pisarna je prinesla nizko produktivnost in nizko moralo.

Haslam in Knight sta vprašala udeležence različna vprašanja o tem, kako bi ocenili pisarno, v kateri so delali. Zelo jim je bila všeč okrepljena pisarna in sovražili so tako pusto kot onemogočeno pisarno. Pritoževali so se nad dolgočasjem ali fizičnim neudobjem, kot je občutek previsoke temperature. In njihovi občutki obupanosti so vključevali prav vse: če jim ni bila pisarna všeč, niso marali podjetja, ki si jo je lastilo, in niso marali naloge, ki so jo opravljali.

Fizično okolje je bilo pomembno in zaradi dekoracij, kot so slike in rastline, so bili zaposleni srečnejši in produktivnejši, nasprotno od tega, kar bi si morda mislila Kyocera ali Le Corbusier. A ni bilo pomembno le oblikovanje okolja – enako pomembno je bilo tudi to, kdo ga je oblikoval. Najboljša možnost je bila pustiti zaposlenim, da sami oblikujejo svoj prostor. Najslabše pa je bilo, če so jim dali avtonomijo in jo potem odvzeli. A kdo bi storil kaj takega?

Haslam in Knight sta izvedla enega najjasnejših testov o tem, kako pomembno je, da zaposlenim omogočimo svobodo glede njihovega delovnega prostora, a drugi raziskovalci so tudi kazali v to smer. V eni študiji je NASA poslala morske biologe za več zaporednih tednov v majhen podmorski laboratorij – resnično neugodno okolje, a biologom je bilo neizmerno všeč. Kljub temu pa so si raje sami pripravljali osnovno hrano iz pločevink, kot pa da bi jedli zapletene jedi, ki so jim jih pripravili v naprej.

Psiholog Robert Sommer je večkrat ugotovil, da so pravzaprav vsakdanje svobodne možnosti izbire, kot je izbira barve stene, tiste, ki ljudem pomagajo definirati osebni prostor in jih naredijo srečnejše in produktivnejše.

Robert Sommer, psiholog na kalifornijski univerzi Davis, je več let primerjal ”robustne” in ”mile” arhitekturne prostore: tiste, ki jih ljudje niso mogli spremeniti, in tiste, ki so jih lahko. Primeri ”robustnih prostorov vključujejo tiste, kjer se okna ne morejo odpreti, svetloba ali prezračevanje se ne moreta prilagoditi, kjer so stoli pritrjeni v tla. Najbolj tipičen ”robusten prostor” je zapor, a te zaporniške lastnosti prostorov so se prenesle na šole, javne prostore in v pisarne. Sommer je večkrat prišel do ugotovitev, da te malenkostne možnosti izbire, kot je izbira barve stene, pomagajo ljudem definirati osebni prostor ter jih naredijo srečnejše in produktivnejše.

Kljub temu pa navdušenci nad 5S metodo v zdravstvenem središču Virginia Mason v Seattlu še niso prejeli novice. Zdravniki in medicinske sestre so imeli tu navado obešati stetoskope na kljuko, a upravitelji so se domislili prijetnejše rešitve: predalov, označenih z besedo ”stetoskop”. Medicinsko osebje je še naprej obešalo stetoskope na kljuko. Kaj narediti? Nadzornik je povedal, da so sčasoma morali odstraniti kljuko.

Na žalost je zahteva po urejenem okolju obnorela svet. Na Britanskem davčnem uradu so konec leta 2006 zaposlenim naročili naj odstranijo družinske fotografije in spominke iz svojih miz. V BHB Billiton, velikem avstralskem rudarskem podjetju, so zaposlenim naročili, naj poskrbijo, da bodo njihovo mize čiste, in jim navodila napisali na enajstih straneh: ”Čista miza pomeni, da bo ob koncu dneva na njej zaslon, tipkovnica, miška, podloga za miško, telefon in slušalke, en A5 okvir za sliko in ergonomska oprema (pručka, gel podloga za zapestje …).

Če želite razstavi nagrado, je to dovoljeno, a le če odstranite A5 okvir za sliko. Rastline niso dovoljene. In naj vam ne pade na pamet, da bi ignorirali pravila: ”Upravniki se bodo posvetovali z ekipnimi vodji o spodrsljajih.” Vsa ta toga pravila so opravičevali s krožno logiko: pravila čiste mize so koristna, saj bodo tako imeli stvari urejene, ”ustvarili in obdržali delovno okolje čisto, organizirano in profesionalno”.

Ena stvar je ošiliti in poravnati vse svinčnike na mizi, metaforično ali drugače. Ukazati nekomu, naj ošili in poravna svinčnike na svoji mizi, pa kaže na nenavaden sistem vrednot, pri katerem je površinska urejenost vredna cene globoke zamere.

https://ideas.ted.com

Tim Harford