Strategije uspešnega sodelovanja na daljavo

Ta članek je del analize oddaljenega dela Steelcase 360 ​​serije.
Kako lahko ekipe ostanejo povezane, produktivne in navdihnejo, ko delajo same.
Ekipe so danes nenadoma izolirane druga od druge, saj delajo na daljavo, pogosto prvič, lahko so negotovi pri opravljanju svojih poslovnih nalog.
Ker se organizacije po vsem svetu soočajo z na videz nepremagljivimi izzivi, je sposobnost inoviranja ključnega pomena za to, kako dobro bodo preživeli vihar. Poiskati morajo kreativne rešitve v vseh pogledih svojega poslovanja – pri sprejemanju novih procesov, k uveljavljanju tehnologije na nove načine in negovanju kulture, ki je prožna in prilagodljiva. Inovativnost je ključna za obvladovanje neposredne krize in za dosego njenega uspeha.
Toda inovacije so zahtevne, tudi v najboljših pogojih. Ekipe zahtevajo, da se medsebojno aktivno vključujejo v hitro izmenjavo idej, kjer člani skupine lahko medsebojno nadgrajujejo svoje misli in ustvarjajo koncepte, ki se med seboj podpirajo. To je težko storiti, ko so ljudje v istem prostoru, še posebej pa danes, ko se ekipe nenadoma znajdejo izolirane druga od druge in niso prepričane, kako delo opraviti na daljavo, pogosto prvič v takšnih razmerah. Skupine za razvoj izdelkov, poslovanje in druge discipline si prizadevajo hitro spremeniti svoje delo, da bi ustrezale novim zahtevam trenutne resničnosti. Mnogi se sprašujejo, kako v nekaj dneh ustvariti nove stvari – ne mesece ali leta.
“Ko gre za generativno delo, ekipe potrebujejo digitalno platformo, na kateri lahko ustvarijo vsebino.”
Patricia Kammer, glavna raziskovalka v oddelku za ustvarjanje novosti, Steelcase.
Ustvarjanje nečesa novega, naj bo to proces ali izdelek, se imenuje generativno sodelovanje in za uspeh potrebuje različne vrste vedenja in dejavnosti. Informativno sodelovanje se v glavnem nanaša na delitev ali usklajevanje nalog, ocenjevalno sodelovanje pa večinoma na opazovanju možnosti in sprejemanju odločitev. Noben od njih ni preveč zapleten, vendar generativno sodelovanje prepleta različne stališča in perspektive ter hkrati poskuša graditi in / ali napredovati v poslu. ” Pravi glavna raziskovalka Steelcasea Patricia Kammer. “Zato je ključ do uspešnega generativnega sodelovanja v tem, da so člani skupine enaki, ne le, kadar skupaj sodelujejo kot skupina pri sinhroniziranih dejavnostih, temveč tudi, ko se ločijo in delajo neodvisno.”

Vsi v skupini morajo dobro razumeti, kaj počnejo drugi člani skupine in kako to vpliva na njihovo samostojno delo, tako da, ko se spet združijo, lahko skupaj premaknejo projekt naprej. Če člani ekipe niso enaki, bodo porabili več časa za preoblikovanje, kar bo vplivalo na njihovo hitrost pri napredku projekta.
Kako pa ekipe, ki delajo na generativnem sodelovanju, ostanejo enake, medtem ko delajo na daljavo? Po besedah ​​Kammerjeve je treba najprej najti digitalne načine kopiranja analognih procesov (kot so deske in lepljive opombe), ki jih uporabljajo pri drugem delu. “Ko gre za generativno delo, ekipe potrebujejo digitalno platformo, na kateri lahko ustvarijo vsebino,” pojasnjuje Kammer. Z uporabo orodij, kot je Mural (digitalne lepljive opombe, ki jih je mogoče razvrstiti v sezname, grafikone, diagrame, risbe, metode …), Google Drive in Microsoft Teams lahko ekipe orkestrirajo svoje delo na platformi in skupaj razvijejo ideje.
John Hamilton, direktor oddelka za oblikovanje Coalesse, spozna, da to ni enostavno. Večino svoje kariere je preživel v oblikovanju novih izdelkov v sodelovanju z ekipami z vsega sveta in raziskal, kako različne lokacije in časovni pasovi postanejo večja moč kot ovira. John je od leta 2017 s sedežem v centru Steelcase za učenje in inovacije (LINC) v Münchnu, kjer je zgradil globalno raziskovalno in razvojno skupino, ki je na primeru Less Than Five stola (ki dobesedno tehta manj od 2,5 kilograma in ga je mogoče enostavno premikati in zlagati.) uvedla inovativne izdelke, kot so ogljikova vlakna.

NAJDITE SKUPNI JEZIK
Po Hamiltonovih besedah ​​morajo ekipe uporabiti skupna orodja, da postane postopek bolj pregleden in tekoč. Težava, pravi, je, da posamezniki pogosto uporabljajo veliko različnih orodij za opravljanje svojih posameznih nalog, ki jih zlahka delijo, ko so fizično postavljeni skupaj. Ko pa so na različnih lokacijah, kot mnogi ljudje, ki med krizo delajo od doma, lahko uporaba različnih digitalnih orodij povzroči zmedo, nerazumevanje in na koncu upočasni celoten postopek.

Njegov nasvet: »Poiskati morate skupni jezik. Če vsi uporabljamo enaka orodja, lahko do njih dostopamo na enak način in vsebina postane dostopna vsem. In bolj ko je dostopna, boljše je naše razumevanje in občutek, kako ga enako urediti. Ta vsebina ni vodena. Ni v individualni lasti. Vsi se počutijo kot bi lahko prispevali.

»Obstaja veliko tehnoloških orodij, ki nam lahko pomagajo. Toda nobeden od njih ni popoln, zato morate eksperimentirati, katera kombinacija altov najbolje deluje za vašo ekipo. ” Peter Boeckel, regionalni direktor za oblikovanje Steelcase Asia Pacific. Na primer, Hamiltonova ekipa se je pred kratkim povezala z Autodeskom in zdaj uporabljajo orodja, ki eni osebi omogočajo, da je v 3D modelu, drugi pa lahko gledajo in imajo možnost komentiranja in celo prenosa in manipulacije z vsebino. “Ko lahko to storite,” pravi Hamilton, “bo ovira, da niste zraven vaše vsebine, izginila.” Peter Boeckel, vodja regionalne ekipe za oblikovanje – Steelcase Asia Pacific v Hong Kongu, že iz prve roke ve, kako pomembno je to. V zadnjih šestih mesecih je bila njegova ekipa prisiljena delati na daljavo, najprej ko so izbruhnili protesti v Hong Kongu in nato zaradi krize COVID-19. “Naša ekipa deluje abstraktno in z veliko domnevami,” pravi Boeckel. “Zdaj, ko delamo na daljavo, moramo vložiti veliko truda v dokumentiranje dela, načina deljenja in zbiranja podatkov in kako ohranjamo krhke in abstraktne ideje. Obstaja veliko tehnoloških orodij, ki nam lahko pomagajo. Toda noben od njih ni popoln in preizkusiti morate, katera kombinacija orodij najbolje deluje za vašo ekipo. ”
Več ko bodo ekipe tekoče uporabljale običajna digitalna orodja za zajem in vizualizacijo prikazov svojega razmišljanja, manj fizične razdalje bo ovira za sodelovanje. Ampak to ni nekaj naravnega, saj so ljudje tega navajeni, ko sedijo drug poleg drugega. “Razdeljene ekipe bodo morale skozi postopek izboljšati digitalni dostop do svojih vsebin, da bodo dostopne vsem,” pravi Hamilton. “Brez tega mi je, kot vodji ekipe težko usmeriti svoje mnenje z vidika, v katerem bi moral biti jaz. Ko imamo med pogovorom nekaj, na kar se lahko sklicujemo – vi to vidite, jaz to vidim, vidimo isto stvar, potem pa se pogovarjamo o tem – to postane bolj tekoče in naravno. To bo močno olajšalo ustvarjalni proces.

ŽIVLJENJE NA VIDEO KLICU
Video je še eno pomembno orodje, ki lahko pomaga izboljšati generativno sodelovanje. Danes večina spletnih video platform omogoča gledanje in skupno rabo vsebine. Ko se ljudje vidijo, bodo lahko razlagali govorico telesa, kretnje, izraze in druge znake, ki vam pomagajo »brati vzdušje« in bodo manj verjetno, da vas bodo motili ali govorili ali opravljali več nalog hkrati. A tudi to ni brez omejitev.
“Ko uporabljate ta orodja za sodelovanje, ljudje pogosto pogledajo vsebino, zato je težje razlagati neverbalne znake, ki lahko privedejo do zmede,” pravi Kammer. „Ekipe se morajo naučiti, kako omogočiti enakopravno udeležbo, zlasti za tiste, ki so med sestanki manj zgovorni. Morate se ustaviti in reči: “Jim, si hotel kaj povedati?” Ker Jim morda ne ve, kdaj lahko s svojimi mislimi skoči. Kammer predlaga uporabo možnosti, kot je funkcija klepeta, da se zagotovi, da lahko vsi v celoti sodelujejo. “Namesto da bi jih verbalno prekinili, lahko ljudje klepet uporabijo za vprašanja ali zaprosijo za pojasnilo,” svetuje Kammer. “Ta voden dialog lahko nadzira nekdo, ki lahko poskrbi, da bodo vsi v pogovoru poslušani ob pravem času.„

LEKCIJA AGILNOSTI
Kammer priporoča tudi oddaljenim ekipam, da identificirajo nekoga, ki lahko orkestrira in upravlja vse različne delovne tokove. Številne ekipe, ki se nahajajo v različnih skupnostih, danes nimajo takšne vloge v timu. Kot vodja za napreden razvoj ekipe, tudi oddaljene ekipe potrebujejo nekoga, ki spremlja uresničevanje večjega cilja in tako zagotavlja preglednost in skladnost. “Ta oseba bo odgovorna za to, da bo vedela vse, kar počnejo drugi, in poskrbela, da bodo vsi počeli prave stvari,” pravi. »Jasno razumevanje, kako se moje delo prilega večjemu obsegu dejavnosti, je še posebej pomembno, če se ljudje distanciramo. Delo na daljavo je veliko več od tistega, kar bi bilo v pisarni bolj neformalno. ”

NAJDITE SVOJO SKUPNOST
Delo je neverjetno družbena dejavnost. Toda delo na daljavo lahko privede do izolacije in občutka odklopa, kar lahko škodi sodelovanju. “Energična in dinamična narava, ko so ljudje drug ob drugem, je lahko resnično nalezljiva in naredi generativno seanso resnično močno, ko so ljudje fizično prisotni,” pravi Hamilton. “Zdaj ga moramo najti, ko bomo razdeljeni.” Nekaj ​​idej, kako ostati povezan: razporedite ure za druženje, kjer ne govorite o delu, prijavite se na video klice, da boste imeli med seboj enakomeren prostor, tudi če vsi delajo posebej, poskrbite, da bodo vsi na začetku vsakega dne vprašani o počutju. Povečajte rituale, ki bi bili skoraj običajni v pisarni, in jih nato praktično podvojite.

“Poiščite svojo skupnost, svoje pleme, svoje ljudi in poskrbite, da boste ostali povezani,” pravi Hamilton. »Delite, kolikor lahko, prejmite toliko, kot želite. Več ko daš, več dobiš. Na koga gledate ali na kakšen način se vam zdi, da drugi počnejo podobne stvari, ki jih lahko delite in nadgradite ter se počutite povezani s končnim ciljem? Mislim, da ostanejo radovedni in ostanejo povezani s stvarmi, na katerih delaš ali verjameš vanje, in iskanje skupin, s katerimi se lahko digitalno povežeš, lahko močno pospeši postopek.„

Vir: https://www.steelcase.com/eu-en/research/articles/topics/working-from-home/strategies-successful-remote-collaboration/