Ne namestite se preveč udobno za to mizo

Najprej smo imeli individualne pisarne. Nato celice in koncepte odprtega prostora. Sedaj imamo ”paleto prostorov”.

Novi načrti pisarn, namenjeni različnim nalogam pisarniških delavcev, prihajajo na delovna mesta v vaši bližini.  Če povemo drugače, to pomeni, da ljudje ne sedijo le na enem mestu.

Delno gre za nasprotovanje miselnosti univerzalne velikosti, in da ne govorimo o korporacijskem skopuštvu, ki ga lahko vidimo v konceptu odprtega prostora, ki omogoča, da natlačimo več delavcev v manjše in manjše prostore. Ta ideja bi morala spodbujati sodelovanje, a veliko strokovnjakov trdi, da je šla predaleč z vrstami in vrstami miz ter postavitvijo v stilu delovnih miz, ki bolj verjetno spodbujajo dolgčas kot pa učinkovitost.

”Ko je za notranjo ureditev prostora uporabljen splošen odgovor, je to grozno,” pove David Lathrop, raziskovalec v podjetju Stellcase, ki je velik proizvajalec pohištva.

Novi model je večinoma odprt, a ne popolnoma. Po ponovnem premisleku je podiranje sten dobro, saj zbliža ljudi, a so dobri tudi ”timski prostori,  stoječe mize, udobni kavči in premikajoče stene.

Tudi zasebnost je dobra, še posebej za naloge, ki zahtevajo dobro zbranost. To še ne pomeni, da se moramo vrniti v slavne dni zasebnih pisarn, to pomeni, da imajo zaposleni več prostora in več mest, kjer so lahko sami, kot v neodickensijanski postavitvi delovnih miz. Novi načrti pogosto vključujejo ”izolacijske sobe”, zvočno izolirane govorilnice in celo prostore, kjer je tehnologija prepovedana.

In to naj bi se spremenilo s spremembami potreb. ”To se še vedno ponavlja,” pove Frank Cuevas, ki se ukvarja z velikim preoblikovanjem v IBM-u in čigar uporaba besede ”ponavlja” namiguje na neko vrsto zagonske mentalitete, ki naj bi jo spodbudile spremembe.

”To ni nekaj, pri čemer se bomo ustavili in rekli to je to,” pove.

Korporacije, ki postavljajo nove standarde niso mlada podjetja v Sicilijski dolini, ki slavijo po brezplačni hrani, toboganih in mizah za namizni nogomet na delovnem mestu, ali pa po brezskrbnem zapravljanju, po katerem slavi Apple, katerega nova korporacijska matična ladja je po govoricah stala 5 bilijonov dolarjev.  Niti to niso načrti unikatnega projekta, ki se obrača k ekscentričnosti. Novo naselje nebotičnikov podjetja Saleforce v San Franciscu ima recimo v vsakem nadstropju prostore za mediacijo, kar so delno navdihnil nauki budističnega meniha Thicha Nahata Hanha.

Namesto tega podjetja, ki se skrivajo za novo normo oblikovanja na delovnem mestu v vrsti resnih podjetjih iz različnih industrij, zapravijo veliko, a hkrati sistematično. Ta podjetja vključujejo Microsoft, IBM in General Electric. Določene inovacije delovnih prostorov se bodo morda najprej pojavile pri podjetjih Google ali Facebok, a jih starejši strokovnjaki združujejo in izboljšujejo za donosnejše posle.

”Te ideje za delovna mesta prevzemajo vse industrije,” pove Arlyn Vogelmann, vodja posjetja Gensler, podjetja za arhitekturo in oblikovanje, čigar naročniki vključujejo podjetji Facebook in G.E.

Pri novih oblikovanjih delovnih mest ne gre za videz. So poskus prilagoditve dobi širjenja internetne digitalne tehnologije – in njenemu hitremu tempu – v vseh industrijah. Strokovnjaki pravijo, da prostor vpliva na vedenje in cilj novih načrtov je pospešiti hitrost deljenja idej, sklepanja odločitev in ustvarjanja novih izdelkov. Poleg tega želi pritegniti tudi milenijce, saj bi mnogi izmed njih veliko raje delali v kavarni kot pa v tradicionalni pisarni.

Novi model se izogiba običajnim načelom o delovnem življenju: vsi pridejo v pisarno ali v svojo celico ali pa se vsak usede na svoj stol za delovno mizo. Strokovnjaki pravijo, da raznolikost prostorov spodbuja produktivnost. In novi koncept se imenuje ”aktivno osnovano delovno mesto”, ki oblikuje prostore v skladu z njihovim namenom.

”Geografija pisarne je pomembna in lahko je ključni vodilni vzvod za povečanje komunikacije in navzkrižnega opraševanje idej,” pove Christopher Liu, asistent na fakuleti za management Rottman School of Management na Univerzi v Torontu.

Ena najbolj agresivnih preoblikovanj poteka v podjetju Microsoft, kjer so spremembo zahtevale delovne potrebe. Podjetje se sooča z novih valom tehnologije, saj je trg prešel na programsko opremo, ki jo dostavi in nenehno posodablja internetni oblak, in opustil staro programsko opremo, ki jo je treba s kodo, ki je pogosto shranjena na kompaktnih diskih in prodana kot izdelek vsakih nekaj let, naložiti na vsak računalnik posebej. Da Microsoft lahko konkurira, se je moral prilagoditi hitrejšemu tempu.

”Potrebno je več sodelovanja,” pove Michael Ford, Microsoftov generalni direktor globalnih nepremičnin. ”Nujno se moramo spremeniti.”

”Desetletja so inženirji  v podjetju, s sedežem blizu Seattla, delali v ločenih pisarnah, saj so mislili, da zasebnost pomaga pri osredotočenosti med pisanjem računalniške kode. A leta 2010 je Microsoft začel testirati koncept odprtega prostora s četrtino nadstropja in nato ta koncept še razširil. Od leta 2014 je odprl 10 prenovljenih zgradb brez pisarn, od tega je letos odprl kar štiri.

Gospod Ford je povedal, da se je Microsoft odločil za ‘’testiraj in se uči’’ (test-and-learn) pristop. Naučili so se, na primer, da so bili začetni načrti s prostori za od 16 do 20 inženirjev preveč odprti. Inženirjem so se ti prostori zdeli preveč hrupni in nemirni, zaradi česar je trpela njihova koncentracija. Strokovnjaki pravijo, da preveč odprtosti lahko povzroči, da se zaposleni kot želve skrijejo v svoje lupine in manj komunicirajo z drugimi – kot na primer sodelavci, ki imajo cel dan na glavi slušalke.

Danes imamo več zasebnih prostorov in ekipni prostori si zasnovani za 8 do 12 inženirjev. ”To je dobra točka za Microsoft,” je povedal gospod Ford.

Podjetje misli, da ta pristop deluje. Microsoftova storitvena platforma Ature je v zadnjih letih poskočila kot tudi cena delnice podjetja. Gospod Ford pravi, da je bilo prenovljenih okoli 20 % delovnih prostorov na v Microsoftovem kampusu v mestu Redmond v zvezni državi Washington in okolici. Pričakuje, da bo čez 5 let prenovljenih okoli 80 % delovnih prostorov.

Pove, da pisarne ne bodo popolnoma izginile, a bodo rezervirane predvsem za ljudi, ki redno potrebujejo sejne sobe, kot so odvetniki in vplivni poslovneži.

Podjetja, ki prenavljajo svoje delovne prostore se pogosto poslužijo raziskav glede oblikovanja, ki vpliva na blagostanje in učinkovitost zaposlenih. Raziskava Univerze v Oregonu je pokazala, da imajo zaposleni, ki delajo v prostorih s sončno svetlobo in razgledi na pokrajino kar 6 % manj bolniškega dopusta. Raziskava, ki jo je izveden Craig Knight, britanski organizacijski psiholog, je pokazala, da ”polnomočne pisarne” – v katerih si zaposleni sami izberejo pogoje – lahko povečajo produktivnost pri kognitivnih nalogah za kar 25 % ali več.

Znanstveniki Univerze Harvard so ugotovili, da lahko dobro prezračene pisarne vidno izboljšajo sposobnosti za opravljanje zahtevnih nalog, kot je razvijanje strategij ali reagiranje v kriznih situacijah.

A podjetja lahko tudi prihranijo denar, tako da uporabijo malo manj prostora kot tradicionalne pisarne.

Worker space is now about 150 square feet per person, down from 225 square feet in 2010, estimates Tim Venable, senior vice president for research at CoreNet Global, a commercial real estate association. But the hybrid design saves less than entirely open designs, which usually have workbench settings and in which the amount of space can drop to as low as 60 square feet per worker.

Višji podpredsednik za raziskave podjetja CoreNet Global, Tim Venable, ocenjuje, da je imel zaposlen leta 2010 23,5 kvadratnega metra delovnega prostora, danes pa jih ima okoli 14. To hibridno oblikovanje prihrani manj kot popolnoma odprti dizajni, ki navadno vključujejo delovne klopi in kjer ima vsak zaposlen lahko le 5,5 kvadratnih metrov prostora.

”Velika prednost je lahko to, da ljudje delajo skupaj, a pravi razlog, da se je veliko korporacij odločilo za delovne klop je na koncu koncev denar,” pove gospod Larhrop iz podjetja Steelcase.

Še en način za prihranitev prostora pa je delo od doma, ki je že leta trend v korporativni Ameriki. A trend se obrača, saj se podjetja zavedajo, da so pisarne lahko kreativne skupnosti.

IBM, na primer, je nedavno 5.000 svojih delavcev, ki so delali od doma, poklical nazaj v pisarne, čeprav eden izmed petih zaposlenih v Severni Ameriki še vedno dela od doma, so povedali v podjetju.

Od leta 2014 je podjetje IBM zapravilo že 380 milijonov dolarjev za prenovitev delovnih prostorov v ZDA, ki danes predstavljajo novo hibridno oblikovanje – odprti prostori, stene iz belih piši-briši tabel, nič pisarn, stoječo-sedeče mize, sobe za skupine in sobe za telefoniranje.

Gospod Cuevas, podpredsednik nepremičninskih strategij in operacij podjetja IBM, ponuja zaposlenim 10 različnih razporeditev prostora. Januarja je podjetje prenovilo prostore v mestu Armonku v zvezni državi New York, kjer so zamenjali lesene stenske opaže za manjše, steklene stene brez vrat.

Medtem ko generalni direktorji podjetja G.E. čakajo, da bodo novi prostori sedeža podjetja v Bostonu zgrajeni, pa že delajo v začasnih pisarnah, oblikovanih po novih principih, v bližini.

Neposredni pogovori so zamenjali neskončne verige e-poštnih sporočil, tako da so odločitve sprejete hitreje, je povedala Ann Klee, podpredsednica bostonskega razvoja in operacij. Še vedno odprtost nima meja. Včasih moraš prosti kolege, naj govorijo bolj po tiho, prizna. Novemu oblikovanju se dodaja več tihih sob.

Podjetje The Boston Consulting Groups se je poslužilo novega načrta z dvema ciljema v mislih. Želelo je spodbuditi zaposlene, da hodijo v pisarno namesto da se je izogibajo, in spodbuditi bolj ”naključna srečanja”, ki bi delavcem omogočila izmenjavo idej in gradnjo boljših odnosov.

V Midtown Manhattnu je bila stara pisarna tradicionalen prostor s pisarnami, v vsaki izmed katerih so delali en, dva ali štirje zaposleni. ”Veliko vrat, stebrov, brez pravega prostora za druženje in zaposlenim so kosilo dostavili kar na njihovo mizo,” je povedal Ross Love, partner z večinskim deležem v New Yorku.

Nov prostor v Hudsn Yard poslopju v Far West Side predelu Manhattna je hibrid odprtega oblikovanja. Od lanskega novembra, ko se je podjetje presililo sem, v pisarne prihaja vedno več svetovalcev, veliko več, kot jih je prihajalo v staro zgradbo.

Podjetje Boston Consultinje je najelo start-up podjetje iz novonastalega področja analize delovnega prostora, Humanyte, ki se je odcepilo od podjetja MIT Media Lab, da bi izmerilo neformalne interakcije. Nadziralo je fizično gibanje, sestanke in komunikacijo med partnerji.

Pred in po selitvi so na zaposlenih izvedi dve raziskavi. V novih prostorih so zaposleni zaradi kratkih, nenačrtovanih interakcij preživeli štiri do pet ur na teden več. In preživeli manj časa na formalnih sestankih.

Poročila pravijo, da zaposleni v novih prostorih naredijo več v krajšem času. A končni rezultat je do sedaj težko izmeriti, prizna gospod Love.

”Je kot, da bi povečali hitrost računalniške ure,” pove. ”Če bi povečali število obratov, bi morali narediti več,”.

https://www.nytimes.com/2017/10/06/business/the-office-gets-remade-again.html

Steve Lohr